З 01.09.2021 р. набув чинності Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020), затверджений наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» далі — ДСТУ 4163:2020 від 01.07.2020 р. № 144. Відповідно з 01.09.2021 р. втратив чинність ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», затверджений наказом Державного комітету з питань технічного регулювання та споживчої політики України від 07.04.2003 р. № 55 (далі — ДСТУ 4163-2003).
Основні зміни стосуються такого:
Зверніть увагу, що відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила діловодства), оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування поки що мають відповідати ДСТУ 4163-2003. Нагадаємо, що наказ Міністерства юстиції України має вищу юридичну силу, а отже, поки не буде внесено змін до Правил діловодства, не вважатиметься порушенням використання попереднього стандарту, тобто ДСТУ 4163-2003.
Дата документа — це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення. Датують усі службові відмітки, а саме: візу, резолюцію, відмітку про засвідчення копії документа, відмітку про надходження документа до юрособи, відмітку про виконання документа, відмітку про ознайомлення з документом. Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом (наприклад: 07 вересня 2021 року).
Якщо датуоформлюють цифровим способом,
її зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності:
день місяця, місяць, рік. У такому випадку день місяця і місяць
проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма
цифрами, крапку наприкінці не ставлять. Наприклад: 07.09.2021
ЗМІНИЛОСЯ!
Допустимо оформлювати дату у зворотній послідовності: рік, місяць, день
місяця. Такий спосіб найчастіше використовують під час службового
листування з іноземними партнерами, оскільки він відповідає міжнародній
системі датування документів.
Наприклад: 2021.09.07
У різних реквізитах одного документа
дата може бути оформлена як словесно-цифровим способом, так і цифровим. У
спільних документах зазначають одну дату, що відповідає даті останнього
підпису.
Дату документа на бланку проставляють у спеціально відведеному місці. У внутрішніх службових документах, оформлених не на бланку, дату проставляють ліворуч від підпису.
НОВЕ!
У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації
(далі — автоматизовані системи) діловодства допустимо проставляти дату
реєстрації документа в складі штрих-коду або QR-коду, що створюється
засобами цієї системи, згідно з постановою КМУ «Деякі питання
документування управлінської діяльності» від 17.01.2018 р. № 55 (далі — Постанова № 55). Штрих-код проставляють у центрі нижнього поля першої сторінки документа, QR-код (21 мм × 21 мм) — у нижньому лівому куті першої сторінки документа.
Реєстраційний індекс документа (далі — індекс документа) складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами, що застосовують в юридичних особах (далі — юрособа), зокрема індексом за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ. Складові частини індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою. Наприклад: 354/01-10 або 678/01/01-10 або 08-10/345. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструють, — вхідний чи створений юрособою.
НОВЕ!
У разі застосування автоматизованих
систем організації діловодства дозволено проставляти індекс документа у
складі штрих-коду або QR-коду, що створюється засобами цієї системи
згідно з Постановою № 55.
Місце складення документа зазначають на всіх документах, окрім листів. Місце складення розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа». Місце документа має відповідати найменуванню населеного пункту. Наприклад: м. Житомир або смт Володарка Київської області.
ЗМІНИЛОСЯ!
У разі зазначення в цьому реквізиті столиці «Київ» скорочення «м.» не застосовують.
У разі адресування документа юрособі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їхні найменування подають у називному відмінку. Наприклад: Центр інформаційних технологій.
У разі адресування керівнику юрособи або його заступнику наменування юрособи має бути складовою назви посади адресата, яку зазначають у давальному відмінку. Якщо документ адресують керівнику структурного підрозділу, то назву юрособи зазначають у називному відмінку, а посаду, ім’я та прізвище — у давальному. Якщо документ адресують багатьом юрособам, адресата зазначають узагальнено в давальному відмінку. Наприклад:
УВАГА!
Документ не може мати більше чотирьох адресатів.
Слово «копія» перед зазначенням найменувань другого, третього, четвертого адресата не ставлять. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складають список, а на кожному документі зазначають лише одного адресата. Якщо документ адресують фізособі, спочатку зазначають ім’я та прізвище в давальному відмінку, потім — поштову адресу.
Реквізити адреси зазначають згідно з постановою КМУ «Про затвердження Правил надання послуг поштового зв’язку» від 05.03.2009 р. № 270.
Наприклад:
Якщо документ адресують фізичній особі, спочатку зазначають ім’я та прізвище в давальному відмінку, потім — поштову адресу.
Наприклад:
Володимиру Кучеренку
вул. Жовтнева, буд. 23,
м. Лубни,
Полтавська обл., 37500
Підпис має містити назву посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій — на документі, надрукованому на бланку), підпис (окрім електронних документів), ім’я і прізвище.
Наприклад:
Генеральний директор
ДП «Хімік» Підпис Ім’я ПРІЗВИЩЕ
ЗМІНИЛОСЯ!
Згідно з ДСТУ 4163-2003 зазначали також по батькові.
НОВЕ! У разі відсутності посадової особи, ім’я та прізвище якої зазначено в документі, його підписує особа, яка виконує її обов’язки або її заступник. У цьому разі обов’язково зазначають фактичну посаду, ім’я, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати).
Наприклад:
Заступник директора Підпис Ім’я ПРІЗВИЩЕ
Директор Ім’я ПРІЗВИЩЕ
Не дозволено під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» до найменування посади керівника юридичної особи додають лише в разі його заміщення на підставі розпорядчого документа. Наприклад:
В. о. директора Підпис Ім’я ПРІЗВИЩЕ
Підпис розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.
НОВЕ!
Підпис у реквізитах електронного
документа, до складу яких він входить, замінюють електронним підписом,
що створюється відповідно до Законів України «Про електронні документи
та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV(далі — Закон № 851) та «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII (далі — Закон № 2155).
Юрособи, які відповідно до положення (статуту) мають гербову печатку або основну печатку юрособи із зазначенням назви та ЄДРПОУ, можуть засвідчувати на документі підпис посадової особи. Перелік документів, підписи на яких потрібно скріплювати печаткою, визначає юрособа на підставі законодавства та згідно з інструкцією з діловодства. Зверніть увагу, що з 19.07.2017 р. печатка не належить до обов’язкових реквізитів первинного документа згідно із Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними особами — підприємцями» від 23.03.2017 р. № 1982-VIII.
Інші види печаток (структурних підрозділів тощо) для окремих категорій документів (для копій, перепусток, конвертів тощо), їх кількість та порядок застосування визначають в інструкції з діловодства юрособи.
Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер посади особи, підписанта документа, але не повністю підпис, або у спеціально призначеному для цього місці з відміткою «МП».
НОВЕ!
Відбиток печатки в усіх реквізитах
електронного документа, до складу яких він входить, замінюють
електронною печаткою, що створюється відповідно до вимог Законів № 851
та№ 2155.
Організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою автоматизованих та/або друкувальних засобів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є фізособи, можна оформлювати рукописним способом.
НОВЕ!
Для друкування текстів
документів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт
розміром 12−14 друкарських пунктів. Допустимо використовувати шрифт
розміром 8−12 друкарських пунктів для друкування реквізитів «Довідкові
дані про юридичну особу», «Код юридичної особи», «Відомості про
виконавця документа», виносів, пояснювальних написів до окремих
елементів тексту документа тощо. Для друкування реквізиту «Назва
документа» можна використовувати розріджений шрифт розміром 14−16
друкарських пунктів. Для друкування «Найменування юрособи»,
«Найменування структурного підрозділу юрособи», «Назва виду документа»
та «Заголовок до тексту документа» допустимо використовувати напівжирний
прямий шрифт.
Складові реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Гриф погодження (схвалення)» відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядковий інтервал. Реквізити документа відокремлюють один від одного через 1,5−3 міжрядкових інтервали.
Реквізити «Найменування юрособи», «Назва виду документа» друкують великими літерами. Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади.
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (окрім реквізиту «Текст документа») — 73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту документа перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.
Текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1−1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал. Під час оформлення документів, за потреби, можна застосовувати інші міжрядкові інтервали.
Реквізити документа, що складаються з кількох рядків («Довідкові дані про юридичну особу», «Заголовок до тексту документа», «Відмітка про наявність додатків»), друкують через 1 міжрядковий інтервал.
Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст документа» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Віза документа», «Гриф погодження (схвалення) документа», «Відмітка про засвідчення копії документа», «Відомості про виконавця документа», «Відмітка про ознайомлення з документом», «Відмітка про виконання документа», найменування посади в реквізиті «Підпис», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ».
У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження документа перший гриф друкують без відступу від межі лівого поля, другий — через 100 мм від межі лівого поля.
Якщо в тексті документа є посилання на додатки або на документ, що є підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкують без відступу від межі лівого поля, а текст до них — через 1 міжрядковий інтервал.
Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Першу сторінку не нумерують. Сторінки документа і кожного з додатків мають окрему нумерацію.
НОВЕ!
Тексти документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання
друкують на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку (до 10
років включно) зберігання можна друкувати на лицьовому і зворотному боці
аркуша.
Зображення емблеми юрособи або торговельної марки (далі — емблема) розміщують на бланку документа з лівого боку від найменування юрособи або частково чи повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів «Найменування юридичної особи вищого рівня», «Найменування юридичної особи» та «Найменування структурного підрозділу юридичної особи».
На бланках документів юросіб, що не мають права розміщувати зображення Державного герба України, на верхньому полі бланка документа дозволено розміщувати зображення емблеми юрособи або торговельної марки.
Не можна замінювати найменування юрособи зображенням емблеми, навіть якщо назву повністю відтворено в зображенні. Розміри зображення емблеми юрособи не обмежуються.
Найменування юрособи має відповідати повній назві, зазначеній в положенні (статуті). Нижче повного найменування (окремим рядком у центрі) розміщують скорочену назву юрособи, якщо її офіційно зафіксовано в положенні (статуті). Скорочене найменування зазначають у дужках або без них. Найменування юрособи вищого рівня зазначають скорочено. Якщо немає офіційного скорочення, то його зазначають повністю. Найменування юрособи вищого рівня розміщують вище назви юрособи — автора документа.
У разі оформлення документів, підготовлених кількома юрособами, їх найменування розміщують на одному рівні, а назву виду документа — посередині. Ліворуч зазначають дату документа, праворуч — реєстраційний індекс документа. У цьому разі зображення гербів, емблем юросіб або торговельних марок не відтворюють. Назву структурного підрозділу розміщують нижче назви юрособи.
Довідкові дані про юрособу мають містити: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, рахунків у банку, електронну пошту, адресу вебсайту тощо). Ці дані розміщують нижче назви юрособи або структурного підрозділу.
Поштову адресу зазначають у такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), населений пункт, район, область, поштовий індекс.
Якщо місцезнаходження юрособи відрізняється від фактичної адреси, можливо зазначати дві адреси: юридичну (зазначену в ЄДРПОУ) та фактичну (для листування).
Номери телефонів зазначають у такій послідовності: міжміський префікс, код населеного пункту (в дужках), телефонний номер, який відділяють від коду та розділяють пробілами.
Код форми документа (за наявності) проставляють згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі — ДКУД). Код документа розміщують у правій частині верхнього поля вище реквізиту «Назва виду документа».
Код юрособи проставляють згідно з ЄДРПОУ й розміщують на загальному бланку та бланку конкретного виду документа під реквізитом «Код форми документа» (за наявності), а на бланку листа — після реквізиту «Довідкові дані про юридичну особу».
Назву виду документа зазначають на бланку конкретного документа і загальному бланку під час оформлення різних видів документів, окрім листів. Назва документа має відповідати назві, зафіксованій у переліку уніфікованих форм документів, запроваджених в юрособі. Такий перелік має містити назви уніфікованих форм документів згідно з ДКУД та назви інших документів, що відповідають організаційно-правововому статусу юрособи. Назву документа на поздовжніх бланках розміщують посередині, а на кутових — у лівому верхньому куті під реквізитом «Найменування юридичної особи» або «Найменування структурного підрозділу юридичної особи».
Джерело: https://profpressa.com
